辦公家具是由功能、材料、結構、外觀形式四種要素組成，這四種因素既相互聯系又相互制約，促進家具的發展。下面分別闡述這四個要素的主要內容及相互之間的關系。
（1）功能
任何一件家具都是為一定的目的而設計制作的。因此功能構成是構成辦公家具的中心環節，是主導因素，是辦公家具存在與發展的動力。在進行辦公家具設計時，首先應從功能的角度出發，收集辦公家具使用者的信息，收集辦公家具旋轉環境相關信息，以此來決定家具材料、結構和外觀形式。
一般而言可把辦公家具產品的功能分為四個方面，即技術功能、經濟功能、使用功能與精神功能。
（2）材料
材料是構成辦公家具的物質基礎，從辦公家具的發展歷程來看，辦公家具材料呈現出多樣化的特點，有：石頭、木材、竹材、藤材、皮革、織物、玻璃、顏料、橡膠、人造板、海綿、膠料、涂料乖。盡管辦公家具材料眾多，然而在進行辦公家具設計時，必須考慮各種因素，對材料進得有目的的選擇使用。在選擇過程中，主要考慮的因素如下：
一、材料加工工藝性，材料的工藝性直接影響到辦公家具生產和質量。對于木材，在加工過程中要考慮受水分的影響而產生脹縮、各向異性、翹曲變形等；對于覆面處理的中密度刨花板和中密度纖維板要考慮裝飾層的脆性及硬度，以確定合適的進料速度，防止爆邊，改善封邊質量；塑料材料要考慮到延展性，熱塑變形等；玻璃要考慮其熱脆性、硬度和表面質量等。
二、材料的質地和外面質量，可以給人產生不同的心理感受。木材屬于自然材料，紋理自然，且易于加工，是生產辦公家具的上等材料。塑料及其合成材料具有模擬各種天然材料質地的特點，并且具有良好的著色性能，但易于老老化、易于受熱變形，用此生產的辦公家具，其使用壽命和使用范圍受到限制。
三、材料的經濟性，家具材料的經濟性包括材料的價格，材料的加工勞動消耗、材料的利用率以及材料利用的豐富性。木材雖然具有自然紋理等特點，但隨著需求的增加，木材的蓄積量不斷減少，資源日益匱乏，與木材的材質相近的，經濟美觀的材料將廣泛地應用于家具的生活中。
四、材料的強度，不同的材料，其強度不同。同一材料在辦公家具中所處部位的作用不同，對其強度要求也不同，隨之其尺寸規格不同。總之，材料強度方面考慮握釘力、抗劈裂性能及彈性模量。
五、表面裝飾性能，一般情況下，表面裝飾性能是指對其進行涂飾，膠貼、雕刻、燙、烙乖裝飾的可行性。
（3）辦公家具結構
結構是組成辦公家具零件之間的連接方式。結構對辦公家具的使用者產生的生理和心理的影響。零部件之間聯接方式取決于材料和配件的性能特點，基于人體工程學原理的結構設計可以提高人們的工作效率。
（4）辦公家具的外觀形式
外觀形式是辦公家具的功能和結構的直觀表現。辦公家具的外觀形式依附于結構，但是外觀形式有較大的自由度，同一外觀形式可以采用不同的結構，如文件柜類辦公家具家具的基本結構相同，但外觀形式千姿百態。辦公家具外觀形也可以理解為家具造型給人的產生的第一感覺，具有傳遞信息的作用，直接發揮了辦公家具的審美功能。